Πώς Λειτουργούν οι Δωρεές Λογισμικού για ΜΚΟ στην Ελλάδα

Οι περισσότερες ελληνικές ΜΚΟ δεν ξέρουν ότι μπορούν να πάρουν λογισμικό της Microsoft με ελάχιστο κόστος, ή διαφήμιση στο Google αξίας έως 10.000 δολάρια τον μήνα, εντελώς δωρεάν. Δεν έρχονται απευθείας από τις εταιρείες. Περνάνε μέσα από δύο συγκεκριμένους διαμεσολαβητές, το TechSoup Greece και το Google for Nonprofits, και κάθε ένας έχει τη δική του διαδικασία έγκρισης.

Αν η οργάνωσή σας δεν έχει ακόμα κάνει αίτηση σε κανένα από τα δύο, αξίζει να ξέρετε τι ακριβώς προσφέρει το καθένα πριν ξεκινήσετε.

Το TechSoup Greece: η κύρια πύλη για λογισμικό εταιρειών

Το TechSoup είναι το ίδιο μη κερδοσκοπικός οργανισμός, ιδρύθηκε το 1987, και λειτουργεί ως ο βασικός δίαυλος που χρησιμοποιούν η Microsoft, η Adobe και άλλες εταιρείες για να δώσουν προϊόντα σε ΜΚΟ παγκοσμίως. Η ελληνική έκδοση, greece.techsoup.global, τρέχει το ίδιο πρόγραμμα δωρεάς λογισμικού της Microsoft προσαρμοσμένο στις τοπικές προϋποθέσεις επιλεξιμότητας.

Η διαδικασία είναι απλή στα χαρτιά: δημιουργείτε λογαριασμό, καταθέτετε τα έγγραφα που πιστοποιούν τη νομική μορφή της οργάνωσής σας (σωματείο, κοινωφελές ίδρυμα, ΑΜΚΕ), περιμένετε την επαλήθευση, και μετά βλέπετε τον κατάλογο προϊόντων. Το λογισμικό δεν είναι εντελώς δωρεάν, υπάρχει ένα μικρό διαχειριστικό τέλος ανά προϊόν, πολύ χαμηλότερο από την κανονική τιμή λιανικής. Για οργανισμούς στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, το τέλος για το Microsoft 365 Business Premium είναι μικρό ποσό ανά θέση, ενώ το Adobe Acrobat Pro κοστίζει περίπου 30 έως 60 δολάρια τον χρόνο αντί της κανονικής συνδρομής. Τα ακριβή ποσά στην ελληνική πλατφόρμα μπορεί να διαφέρουν ελαφρώς λόγω νομίσματος και τοπικών όρων, αλλά η λογική του μικρού διαχειριστικού τέλους αντί της πλήρους τιμής είναι η ίδια.

Ο κατάλογος του TechSoup δεν περιορίζεται στη Microsoft. Η Adobe, η Cisco και η Intuit δίνουν κι αυτές προϊόντα μέσω της ίδιας πλατφόρμας, οπότε μία επαλήθευση ανοίγει πρόσβαση σε όλο το εύρος, όχι μόνο σε ένα προϊόν. Αυτό έχει σημασία για μια ελληνική ΜΚΟ που ίσως χρειάζεται λογιστικό πρόγραμμα, εργαλείο σχεδιασμού και άδειες γραφείου ταυτόχρονα, αντί να τρέχει τρεις ξεχωριστές αιτήσεις σε τρεις διαφορετικές εταιρείες.

Πώς να Κάνετε Αίτηση, Βήμα-Βήμα

Η διαδικασία επαλήθευσης ζητάει συγκεκριμένα έγγραφα, και το να τα έχετε έτοιμα εκ των προτέρων κόβει τον χρόνο αναμονής στο μισό:

• Το καταστατικό της οργάνωσης, που αποδεικνύει τη νομική της μορφή.
• Βεβαίωση έναρξης δραστηριότητας ή αντίστοιχο έγγραφο από την αρμόδια αρχή, ανάλογα με το αν είστε σωματείο, ΑΜΚΕ ή κοινωφελές ίδρυμα.
• Τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) της οργάνωσης.
• Ένα email με το domain της οργάνωσης, αν υπάρχει, γιατί διευκολύνει την επαλήθευση ταυτότητας σε κάποιες πλατφόρμες. Μόλις η αίτηση εγκριθεί, η πρόσβαση στον κατάλογο προϊόντων ανοίγει άμεσα. Δεν χρειάζεται να ξανακάνετε επαλήθευση για κάθε νέο προϊόν που θέλετε να προσθέσετε αργότερα, όσο ο λογαριασμός της οργάνωσης παραμένει ενεργός.

Το Google for Nonprofits: διαφήμιση, Workspace, YouTube

Το Google τρέχει το δικό του πρόγραμμα ξεχωριστά από το TechSoup, μέσω αίτησης στο google.com/nonprofits. Η επαλήθευση γίνεται μέσω της Goodstack, του τρίτου συνεργάτη επαλήθευσης του Google, όχι απευθείας με έγγραφα προς το Google.

Το πρόγραμμα ξεκίνησε επίσημα στην Ελλάδα και την Κύπρο τον Απρίλιο του 2020, σε συνεργασία με το Impact Hub Athens ως τοπικό εταίρο επαλήθευσης. Το βασικό όφελος είναι τα Google Ad Grants, διαφήμιση στο Google Search αξίας έως 10.000 δολάρια τον μήνα, που σημαίνει πραγματικά χρήματα για μια οργάνωση που αλλιώς θα πλήρωνε για κάθε κλικ σε μια καμπάνια προσέλκυσης δωρητών ή εθελοντών. Εγκεκριμένες οργανώσεις παίρνουν επίσης πρόσβαση στο Google Workspace (Gmail, Docs, Calendar, Drive) χωρίς κόστος, και στο YouTube Nonprofit Program, που ξεκλειδώνει επιπλέον λειτουργίες για ενημέρωση και συγκέντρωση δωρεών.

Επιλέξιμες νομικές μορφές στην Ελλάδα περιλαμβάνουν κοινωφελή ιδρύματα, φιλανθρωπικά σωματεία, αστικές μη κερδοσκοπικές εταιρείες, και εκκλησιαστικές ή θρησκευτικές κοινότητες. Δεν είναι επιλέξιμοι κρατικοί φορείς, νοσοκομεία, σχολεία και πανεπιστήμια, ο ίδιος περιορισμός που ισχύει και στις περισσότερες χώρες.

Η διαφορά με το TechSoup είναι το είδος του προϊόντος, όχι μόνο η διαδικασία. Το TechSoup δίνει λογισμικό που εγκαθιστάτε ή χρησιμοποιείτε με άδεια, ενώ το Google for Nonprofits δίνει κυρίως πρόσβαση σε υπηρεσίες cloud και διαφήμιση. Μια οργάνωση μπορεί κάλλιστα να έχει και τα δύο ενεργά ταυτόχρονα, δεν είναι αμοιβαία αποκλειόμενα προγράμματα, και πολλές ελληνικές ΜΚΟ που τα έχουν δοκιμάσει χρησιμοποιούν το ένα για τα εργαλεία καθημερινής δουλειάς και το άλλο για την προβολή τους online.

Τι σημαίνει αυτό στην πράξη για μια μικρή ελληνική ΜΚΟ

Το κόστος λογισμικού για μια μικρή οργάνωση με 5 έως 10 άτομα προσωπικό μπορεί εύκολα να φτάσει αρκετές χιλιάδες ευρώ τον χρόνο σε τιμή λιανικής. Μέσω του TechSoup, το ίδιο πακέτο αδειών κοστίζει ένα κλάσμα αυτού. Προσθέστε τα Ad Grants του Google, που αν χρησιμοποιηθούν πλήρως αξίζουν έως 120.000 δολάρια τον χρόνο σε διαφήμιση (οι περισσότερες οργανώσεις χρησιμοποιούν μόνο ένα μέρος αυτού, γιατί η σωστή διαχείριση ενός λογαριασμού Google Ads απαιτεί πραγματικό χρόνο προσωπικού), και η διαφορά στο λειτουργικό κόστος είναι σημαντική.

Το κόστος που δεν φαίνεται είναι ο χρόνος: η επαλήθευση, η αίτηση, και η εκμάθηση των όρων κάθε πλατφόρμας παίρνουν πραγματικές ώρες προσωπικού. Είναι η ίδια ισορροπία που ισχύει και με κάθε δωρεά σε είδος, ψηφιακή ή φυσική, το αγαθό είναι δωρεάν, αλλά κάποιος στο προσωπικό πρέπει να κάνει τη δουλειά για να το διεκδικήσει και να το χρησιμοποιήσει.

Πού ταιριάζει αυτό δίπλα στις δωρεές σε είδος

Οι δωρεές λογισμικού κινούνται σε εντελώς διαφορετικό δρόμο από τις δωρεές φυσικών αγαθών, άλλοι διαμεσολαβητές, άλλη διαδικασία, άλλες εταιρείες. Όμως το πρόβλημα που λύνουν για μια ΜΚΟ είναι το ίδιο με αυτό που λύνει μια πλατφόρμα όπως το Givelink για τα φυσικά είδη: ένα πραγματικό λειτουργικό κόστος που η οργάνωση θα πλήρωνε από τον δικό της προϋπολογισμό, καλύπτεται αντ' αυτού από μια δωρεά που προορίζεται ειδικά για αυτή την ανάγκη. Μια οργάνωση που αξιοποιεί σωστά και τα δύο κανάλια, δωρεές λογισμικού μέσω TechSoup ή Google, και μια λίστα αναγκών σε είδη για ό,τι άλλο χρειάζεται, καταλήγει με σημαντικά χαμηλότερο πραγματικό λειτουργικό κόστος από μια οργάνωση που βασίζεται μόνο σε χρηματικές δωρεές.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζεται ξεχωριστή αίτηση για κάθε εταιρεία λογισμικού; Όχι, αν περάσετε μέσα από το TechSoup, ένας επαληθευμένος λογαριασμός σάς δίνει πρόσβαση σε ολόκληρο τον κατάλογο προϊόντων από διαφορετικές εταιρείες. Πληρώνετε το μικρό διαχειριστικό τέλος ξεχωριστά για κάθε προϊόν, αλλά η επαλήθευση επιλεξιμότητας γίνεται μία φορά.

Μπορεί μια εκκλησιαστική κοινότητα να κάνει αίτηση; Ναι, τόσο το TechSoup όσο και το Google for Nonprofits αναγνωρίζουν εκκλησιαστικές και θρησκευτικές κοινότητες ως επιλέξιμη νομική μορφή στην Ελλάδα, εφόσον πληρούν τις υπόλοιπες προϋποθέσεις τεκμηρίωσης.

Τα Google Ad Grants είναι πραγματικά χρήσιμα για μια μικρή ΜΚΟ χωρίς τμήμα μάρκετινγκ; Χρειάζονται κάποια αρχική ρύθμιση και τακτική παρακολούθηση για να μείνει ενεργός ο λογαριασμός, καθώς το Google απαιτεί ελάχιστο ποσοστό κλικ και τακτική δραστηριότητα. Οργανώσεις που ορίζουν κάποιον να το παρακολουθεί μηνιαία βλέπουν πραγματική κίνηση. Όσες το ρυθμίζουν και το ξεχνούν, συχνά βλέπουν τον λογαριασμό να απενεργοποιείται.

Υπάρχει αντίστοιχο πρόγραμμα για δωρεά εξοπλισμού, όχι μόνο λογισμικού; Κάποιοι οργανισμοί τρέχουν ξεχωριστά προγράμματα ανακυκλωμένου εξοπλισμού, με δική τους διαδικασία αίτησης, διαφορετική από τον κύριο κατάλογο λογισμικού.

Πόσο χρόνο παίρνει συνήθως η έγκριση; Η επαλήθευση ταυτότητας στο TechSoup συνήθως ολοκληρώνεται μέσα σε λίγες ημέρες εφόσον τα έγγραφα είναι πλήρη από την πρώτη φορά. Η αίτηση στο Google for Nonprofits μέσω Goodstack μπορεί να πάρει λίγο περισσότερο, ειδικά αν χρειαστεί διευκρίνιση για τη νομική μορφή της οργάνωσης.

Χρειάζεται να ανανεώνουμε την αίτηση κάθε χρόνο; Όχι την ίδια πλήρη επαλήθευση. Η κατάσταση του λογαριασμού ελέγχεται περιοδικά, και μια οργάνωση που αλλάζει νομική μορφή ή παύει να πληροί τις προϋποθέσεις μπορεί να χάσει την πρόσβαση, αλλά δεν υπάρχει ετήσια επανυποβολή εγγράφων από την αρχή.

Δείτε πώς λειτουργεί μια λίστα αναγκών σε είδη δίπλα στα υπόλοιπα κανάλια δωρεών της οργάνωσής σας. Δείτε ζωντανές ανάγκες ΜΚΟ στο Givelink ή ξεκινήστε το προφίλ της οργάνωσής σας.